Doküman yönetimi için önce dokümanları oluşturmayı ve sonra onları düzenlemeyi bilmelisiniz. Bunları doküman yönetim sistemi ile kolayca yapabilirsiniz.
Dijital doküman yönetimi ofis verimliliğine nasıl etki eder?
Ofislerde tamamen fiziksel dokümanların kullanıldığı günleri düşünün. Bir sürü sayfa klasörlerin içerisinde, klasörler de klasör dolaplarında. Klasörlerin üstündeki etiket alanlarına yazılan başlıklar biraz yardımcı olabilir.
Ancak, klasörlerin sayısı fazlalaşınca dolapları da düzenlemek gerekir. Dolapların sayısı artınca da artınca artık çalışanları yorucu bir görev bekler: doğru dokümanı bulabilmek. Bu, dakikalar da sürebilir, saatler de.
Üstelik bütün çalışanların mevcut düzeni koruması şarttır. Yoksa aranan belgenin bulunması imkansıza yaklaşabilir. Bunun için belki de ekstra bir eğitim gerekecektir. Bu da yine ekstra zaman ve masraf anlamına gelir.
Fiziksel belgelerin güvende tutulması da ayrı bir sorundur. Hassas belgelerin yanlış ellere geçmesi veya doğal afetlerden etkilenmesi, mesela yanması, parçalanması veya ıslanması an meselesi olabilir.
Dijitalleşme bu sorunların birçoğuna çözüm sunar: Belgeleri bulmak kolaylaşır, vakit ve nakit tasarrufu sağlanır, yedeklenen belgelerin kaybolma riski olmaz. Ancak, bu sefer de saklama alanı, güvenlik ve düzen açısından yeni sorunlar ortaya çıkabilir.
Neyse ki, dijital doküman yönetimi teknikleri ve bunları uygulamaya yönelik sistemler sayesinde ofis verimliliğinizi artırmanız mümkün. Dokümanların nasıl hazırlanacağından nasıl yönetileceğine kadar bilgileri bu yazıda bulabilirsiniz.
Doküman nasıl yazılır?
Dijital dokümanlar söz konusu olduğunda doküman yazmanın iki ayağı vardır: birincisi dokümanı oluşturmak, sonra içini doldurmak. Bu sürece doküman hazırlamak da denebilir; çünkü sadece yazmak dijital olmayan belgeleri hatırlatabilir.
Metin belgelerinizi kelime işlemci uygulamalarında, PDF’lerinizi ise PDF editörlerde oluşturup sıfırdan veya şablonlar üzerinden hazırlamanız mümkün. Görsel belgeler ise fotoğraf çektiğinizde, ekran görüntüsü aldığınızda veya tasarım programlarından dışa aktardığınızda oluşur. Sonrasında menüdeki araçları kullanarak ihtiyacınız doğrultusunda içerikler oluşturabilirsiniz.
Örneğin, online PDF platformu PDF Guru’daki PDF hazırlama adımları aşağıdaki gibidir:
- Web sitesindeki araç listesinden PDF Oluştur’a tıklayın.
- Boş bir sayfa ve üzerinde zengin menüsü olan bir araç çubuğu açılacak.
- Araç çubuğunu kullanarak istediğiniz metinleri, şekilleri ve görselleri ekleyin.
- Gerekiyorsa yeni sayfalar ekleyin ve içeriğinizi çeşitlendirin.
- İşiniz bittiğinde belgeyi kaydetmeden önce önizlemeden kontrol edin.
- Son hali istediğiniz gibi olduysa onu hesabınıza kaydedebilir ve cihazınıza indirebilirsiniz.
PDF bütün cihazlarda ve işletim sistemlerinde aynı şekilde görüntülenir ve boyutu daha küçük olur. Dolayısıyla, profesyonel görünen belgeler için bu format idealdir. Hazır formlar doküman yazma sürecini epey kolaylaştırabilir. Sıfırdan tasarımlar için de Canva, Pinterest veya direkt PDF’e özel web sitelerinden ilham alabilirsiniz.
Doküman yönetim sistemi nedir?
Doküman yönetimi, PDF’ler, kelime işlem dosyaları veya kağıt belgelerin dijital görüntüleri gibi elektronik dokümanların saklamak ve gerektiğinde bulmak için kullanılan sistem veya süreçtir. Belgelerinizin düzgün yönetilmesi, yukarıda bahsedilen zaman ve para tasarrufu gibi avantajların yanı sıra yasal gereklilikleri karşılamanızı da sağlayabilir.
Doküman yönetim sistemi ise organizasyonların belgelerini sürece dahil etmesi, bulması, saklaması, yönetmesi ve alıntılamasına yardımcı olan dijital bir çözümdür. Kritik işletme bilgilerinizi dikkatli bir şekilde yöneterek tutarlı, tahmin edilebilir ve ölçülebilir bir şekilde başlayan, ilerleyen ve tamamlanan süreçler geliştirebilirsiniz.
Şirketinizin ihtiyaçlarına uyan tam teşekküllü bir dosya yönetim sistemi olmadan güvenilir işletme süreçleri ile iş akışları tasarlamanız ve uygulamanız imkansız olabilir. Bulut tabanlı sistemler sayesinde, yer kazanmanın yanı sıra belgelere her zaman ve her yerden güvenli bir şekilde ulaşmanız da mümkündür.
Doküman yönetim sistemini ofis verimliliğini olumlu etkileyen avantajları arasında şunlar sayılabilir:
1. Üretkenliğin artması
Manuel dokümantasyon süreçleri takımları yavaşlatır. Kayıp dosyaların peşinde koşabilir, onay bekleyebilir veya departmanlar arası çoklu versiyonları yönetmek zorunda kalabilirler.
Güncel bir doküman yönetim sistemi belgeleri merkezi hale getirerek, rutin görevleri otomatize ederek ve ekibin her zaman en yeni ve doğru bilgilere erişmesini sağlayarak tıkanıklıkları ortadan kaldırabilir.
Bu da daha hızlı geri dönüş süreleri, daha iyi iş birliği ve stratejik işlere daha fazla vakit ayırmakla sonuçlanır.
2. İş akışlarının iyileşmesi
Araştırmalar, ortalama bir çalışanın işini yapması için 11 uygulama kullandığını göstermiştir. Bu da büyük bir verimsizlik kaynağıdır. İş akışlarını tek bir sistem üzerinden yöneterek kolaylaştırmak ekibinize saatler kazandırır.
Sistem kullanımı kolay ve merkezi bir depo alanı olarak işlev gösterdiği için, çalışanlar ihtiyaçları olan şeyleri hızla bulabilir, belgeleri kolayca paylaşabilir ve tek bakışta belgenin güncelliğini tespit edebilir.
3. Versiyon kontrolünün iyileşmesi
Dijital belgelerin en büyük zorluklarından biri hangi belgenin en güncel versiyon olduğunu bulmaktır. Bu arayış ve kararsızlık da birçok çalışanı gün içinde sık sık olumsuz etkilemektedir.
İyi bir belge yönetim sistemi düzenlemelerin izini sürerek ve belge tarihçesi sunarak bu zorlukların önüne geçer. Böylece bütün değişiklikleri görebilir ve en yeni versiyona erişebilirsiniz.
4. Belgelere daha geniş erişim
Fiziksel belgelerin en büyük dezavantajlarından biri her zaman tek bir yerde olmalarıdır. Onları kopyalamak da en verimli veya güvenli çözüm değildir.
Belgeleri yönetebileceğiniz bir sisteme yatırım yaptığınızda kimse birbirinin belgeyle işinin bitmesini beklemek zorunda olmaz. Herkes aynı anda aynı belgelerle çalışabilir.
Üstelik birbirinden bağımsız farklı kopyalar da olmaz. Böylece izni olan herkes birbirinin yaptığı değişiklikleri görebilir.
5. Hataların ve gözden kaçırmanın azalması
Sıfırdan yeni şablonlar ve belgeler oluşturmak sadece vakit kaybı yaratmakla kalmaz; önemli bilgilerde insan hatasının artmasına ve ayrıntıların gözden kaçmasına da yol açar.
Bu durum hem zaman kaybına hem de müşteri ilişkilerinin zedelenmesine yol açabilir. Olumsuz gelişmeler hem çalışanların moralini düşürebilir hem de şirketi maddi ve hatta yasal sıkıntılarla karşı karşıya bırakabilir.
Örneğin, yasal bir formun incelikle hazırlanmış bir şablonunu kullanarak ekipler vakit kazanırken yasal gereklilikler konusundaki endişeler de ortadan kalkar.
Sonuç
Bu yazıda “Dokümantasyon nasıl yazılır?” sorusunun cevabının yanı sıra doküman yönetimi ve doküman yönetim sistemi tanımları ile avantajlarına yer verildi. Her şey dahil bir PDF aracı sayesinde bütün doküman ihtiyaçlarınızı tek bir çatı altında karşılamanız mümkün. Böyle bir araç doğru kullanıldığında belge yönetimini de süreçlerinize eklemeye yardımcı olabilir.
