İSTANBUL (Medyascope) – Kurumsal e-posta nedir? Firmalar neden şirket e-postası kullanmalıdır? Kurumsal e-posta kullanmanın avantajları, e-posta modelleri arasındaki farklar ve kurulum sırasında dikkat edilmesi gerekenler.
Bir satış sorumlusu işten ayrıldığında geride bıraktığı en değerli şey, çoğu zaman üç yıllık müşteri yazışmasıdır. Adres kullanici@sirketadi.com biçimindeyse yazışma arşivi şirkette kalır, hesap birkaç dakika içinde devredilir ve devam eden teklifler kesintiye uğramaz. Adres, kişisel ve ücretsiz bir posta hesabına aitse yazışmalar da ayrılan kişiyle birlikte gider ve bunları geri almanın pratikte işleyen bir yolu olmayabilir.
Kurumsal e-posta tartışması genellikle daha profesyonel görünmenin anahtarı görüldüğü için bu alandaki gerçek ihtiyaçlar çok fazla gündeme getirilmiyor. Profesyonel görünüm, meselenin yalnızca küçük bir bölümüdür. Asıl fark, iletilerin kimin kontrolündeki bir sistemde saklandığı, hesapları kimin yönetebildiği ve şirketin bir denetim ya da hukuki uyuşmazlık durumunda bu kayıtları sunup sunamadığıdır.
Kurumsal e-posta nedir?
Kurumsal e-posta, şirketin kendi alan adı üzerinden kurulan ve merkezî olarak yönetilen yazışma altyapısıdır. ahmet@sirketadi.com biçimindeki adres, bu yapının yalnızca görünen yüzüdür.
Görünmeyen tarafta ise şu unsurlar bulunur:
- Alan adının hangi sunucuya işaret ettiğini belirleyen MX kaydı,
- Hesapları açıp kapatan yönetici paneli,
- Hesap başına kota, arşivleme ve yedekleme politikaları ile gönderdiğiniz iletinin gerçek kaynaktan geldiğinin alıcı sunucu tarafından doğrulanmasını sağlayan kimlik doğrulama kayıtları.
Bu yüzden şirket e-postası yalnızca bir adresten ve profesyonel görünme sırrından çok daha fazlasıdır. Adresi almak on dakika sürer. Verilmesi gereken asıl karar, o adresin altındaki yapıyı kimin işlettiğidir.
E-posta adresi için üç model
Uygulamada üç farklı model kullanılıyor ve aralarındaki fark çoğu zaman ancak bir sorun çıktığında ortaya çıkıyor.
| Ücretsiz posta hesabı | Barındırma paketine dâhil e-posta | Kurumsal e-posta hizmeti | |
| Adres biçimi | Sağlayıcının alan adı | Şirketin alan adı | Şirketin alan adı |
| Hesap sahipliği | Hesabı açan kişide | Şirkette | Şirkette |
| Ayrılan çalışanın arşivi | Devredilemez | Sunucudan alınabilir. | Panelden devredilir, yönlendirilir. |
| Kota yönetimi | Sabit, kişiye özel | Web alanıyla ortak, sınırlı | Hesap başına veya havuz olarak planlanır. |
| SPF, DKIM, DMARC | Yapılandırılamaz | Elle, çoğu zaman eksik | Sağlayıcı yapılandırır, izler. |
| Spam ve virüs filtresi | Genel amaçlı | Panel varsayılanı | Kurumsal filtre, karantina yönetimi |
| Veri konumu | Genelde yurt dışı | Barındırma hizmetinin sunulduğu ülkede | Sağlayıcıya göre seçilebilir |
Ortadaki sütun, en çok yanılgıya yol açan modeli gösteriyor. Barındırma paketine dâhil olan posta kutuları, alan adınızı taşıdığı için kurumsal görünür; ancak web sitesiyle aynı disk alanını ve çoğu zaman aynı IP adresini paylaşır. Sitenin trafiği arttığında ya da paylaşımlı IP başka bir müşteri yüzünden kara listeye düştüğünde yazışma da etkilenir.
Firmalar neden şirket e-postası Kullanmalı?
Veri ve hesap sahipliği: Şirket adına yürütülen yazışma, şirketin kaydıdır. Kişisel hesaplarda bu yazışmalar çalışanın kontrolündedir; işten ayrılma, uzun süreli izin ya da anlaşmazlık durumunda erişim tamamen o kişinin iş birliğine bağlı hâle gelebilir. Merkezî yönetimde ise hesap dondurulur, arşiv devredilir, gelen iletiler bir başkasına yönlendirilir.
Teslim edilebilirlik: Gönderdiğiniz teklifin alıcının gelen kutusuna mı yoksa spam klasörüne mi düştüğünü büyük ölçüde üç DNS kaydı belirler: SPF, DKIM ve DMARC. Bu kayıtları yapılandırabilmek için alan adı üzerinde yetki ve gönderim altyapısına erişim gerekir. Ücretsiz bir hesapla çalışırken alan adı üzerindeki yetki de gönderim altyapısının kontrolü de sizde değildir.
Mevzuat: 6 Temmuz 2019 tarihli Resmî Gazetede yayımlanan 2019/12 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi, kurumsal olmayan şahsi hesaplardan kurumsal iletişim yapılmamasını öngörür. Bu düzenleme kamu kurumlarını ve kritik altyapıları işleten kuruluşları doğrudan bağlar. Özel sektörün tamamı için genel bir barındırma zorunluluğu getirmese de bu kuruluşlarla çalışan tedarikçiler sözleşme aşamasında aynı ölçütle değerlendirilebilir. Ayrıca müşteri ve çalışan yazışmaları kişisel veri içerdiğinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamına girer; verinin nerede tutulduğunu ve veriye kimin eriştiğini bilmek veri sorumlusunun yükümlülükleri arasındadır.
Sahte Göndericilere Karşı Koruma: Alan adınız kullanılarak izinsiz ileti gönderimini önlemeye yönelik temel mekanizmalardan biri, doğru yapılandırılmış bir DMARC politikasıdır. Alan adı üzerinden yazışan bir şirket bu korumayı kurabilir; ücretsiz hesap kullanan bir şirketin koruyacak bir alan adı kimliği yoktur.
Kurumsal e-postaya hangi ölçekte ve ne zaman geçilmeli?
Kurumsal e-postaya geçiş ihtiyacı, pratikte genellikle çalışan sayısı arttıkça belirginleşir. Tek kişilik bir işletmede yazışmaları kişisel bir hesap üzerinden yürütmenin maliyeti düşük olabilir; üç kişiden sonra hesap açma, kota ayarlama ve ayrılan kişinin kutusunu devretme işlerini elle yönetmek zorlaşır.
Sağlayıcı seçerken kotanın nasıl planlandığı çoğu firmanın gözünden kaçıyor. Kullanıcı başına sabit kota modeli, herkesin benzer hacimde yazıştığı ekiplerde uygun olabilir. Muhasebenin ayda binlerce fatura aldığı, sahadaki ekibinse günde birkaç ileti gönderdiği bir yapıda ise toplam kotanın hesaplar arasında esnek biçimde dağıtıldığı havuz modeli, depolama kapasitesinin daha verimli kullanılmasını sağlar. ProMail’in kurumsal e-posta paketleri gibi her iki modeli de sunan seçeneklerde bu tercih daha sonra değiştirilebilir. Verilerin hangi ülkede barındırıldığı da aynı aşamada sorulmalıdır. Sağlayıcı değiştirmek, her zaman kota planını değiştirmek kadar kolay değildir.
Şirket e-postası kurarken sık yapılan üç hata
- Eski hesapları hemen kapatmak. Yeni sisteme geçtikten sonra eski adreslere en az üç ay boyunca yönlendirme bırakın. Kartvizitlerde yer alan ve arama motorlarında görünen eski adres bilgileri bir gecede güncellenmez.
- Taşımayı çalışma saatinde başlatmak. MX kaydı değişikliği internet üzerindeki DNS sunucularına yayılırken bazı iletiler eski, bazıları yeni sunucuya ulaşabilir. Geçişi mesai dışı bir zaman diliminde planlamak bu karışıklığı büyük ölçüde önler.
- Kimlik doğrulama kayıtlarını unutmak. Posta kutularının çalışıyor olması, kurulumun tamamlandığı anlamına gelmez. SPF ve DKIM kayıtları eksikken gönderdiğiniz iletiler haftalarca sessizce spam klasörüne düşebilir ve bunu ancak müşteriniz iletinizi görmediğini belirttiğinde fark edebilirsiniz.
